如今不少中小企业在人力资源管理方面碰到较多问题,比如人员流失严重、招聘效率与质量低、基础培训不到位、人员信息混乱、员工对HR管理抱怨多、劳资纠纷频发……企业管理者一方面认识到HR管理的重要性,想进一步提升HR管理水平,另一方面苦于企业内部HR人员数量与能力不足,他们被各种繁杂的人事业务牵扯大量的时间精力,却吃力不讨好。
那么,中小企业提升HR管理水平的出路究竟在哪里呢?如何既投入低成本,又能收获高效率、高质量的人力资源服务呢?这个出路就是人事服务外包,有不少标杆企业已经在人事外包服务领域做出了积极实践,并收获了丰硕的成果。对于中小企业来说,有必要打开人事外包服务这扇崭新的窗口,迎接朝阳的到来,从而借力实现企业的快速发展。
人事外包是互联网时代的HR管理发展趋势
互联网时代其中一个主要的特征就是专注、极致、专业化,在市场瞬息变化的环境下,企业必须更加专注于核心业务,回归企业在本行业(专业)领域发展的本质,对非核心业务尽量少的耗费时间与资源。对于中小企业来说,由于资源的相对不足,只有把企业资源尽可能的集中在主业务、主流程、主航道上,攥紧拳头全力出击,才能赢得市场竞争优势与企业的快速发展。中小企业的管理者也需要将更多的时间精力用于业务领域,避免因为繁杂的人事业务牵扯过多的时间精力。对于绝大多数中小企业来说,人事工作(特别是事务性的工作)属于非核心的业务,不影响企业核心竞争优势,是完全可以考虑进行外包的。
互联网时代另一个主要特征就是网络式发展,企业本身是社会经济网络上的一个点,必须联接网络上的其他若干个点,一起构筑有利于企业未来发展的平台与空间。因此,企业越来越需要这样一种网络式的思维,就是整合各种外部资源,用专业的机构、人员来从事专业的工作,构建有利于企业发展的综合性、均衡式的生态系统,这样才能在激烈的市场中赢得竞争优势。而人事外包机构就是企业可以考虑社会经济网络的一个点,它可以帮助企业构建更广阔的HR资源平台。
因此,在互联网时代到来的时刻,有前瞻意识的企业管理者能够及时把握时代的机遇,意识到时代不可抗拒的潮流,顺势而行,往往能赢得先机,超越竞争对手。人事外包,是HR管理发展方面已见端倪的趋势,谁能够把握住这个先机,敢于大踏步拥抱HR管理变革的未来,就能赢得互联网时代的HR管理收益。
人事外包,是给企业提供低成本增值服务的HR共享平台
人事外包,对于企业来说,归根到底其实是企业外部的HR共享服务平台,众多企业共享这个专业化、标准化的服务平台。这个共享服务平台,除了给广大企业提供共性的服务,达到资源最优化利用的效果外,还针对不同企业的状况,提供个性化的服务,帮助每一个企业实现其HR管理的独特价值与目标。HR共享服务平台的最大优势,就是服务专业化与标准化水平较高,能给企业带来增值性的收益,却只需企业支付较低的成本。对于中小企业来说,由于内部HR人员相对不足,专业能力欠缺,难以安排较多人员来从事人力资源政策的分析研究、流程的建设、业务的精细化操作,以及企业外部多个相关办事机构的对接与沟通,迫切需要有一个外部合作伙伴,帮助企业集成化的处理各项事务性工作,提升管理水平,防范管理风险,进而提升员工对企业管理的满意度,支撑企业稳步快速发展。
企业在成长过程中,需要不断的管理员工在企业的“生命周期”,包括招聘、入职、文化与技能培训、绩效管理、薪酬福利管理、职业发展管理、离职管理等,这些过程涉及的HR业务工作复杂而繁琐。而对于每个员工来说,其与企业管理者、HR管理人员接触每一个点上的感受,都在潜移默化的影响其对本企业的认同感与满意度,进而影响其在本职工作中的效率、绩效。但现实状况是,众多中小企业HR流程混乱,HR管理人员职业化素质不高、能力参差不齐,难以给员工提供高质量的人力资源服务,导致员工抱怨投诉较多,人员离职率较高。
人事外包机构能够更高效、更高质量的交付人力资源业务,提升中小企业的人力资源运作水平,让员工享受到便捷、标准化、专业化的人力资源服务,从而促进员工满意度的提升。其次,人事外包机构由于有着较多专家资源与信息渠道,可以帮助企业整合各种外部人力资源相关政策信息,并针对企业特点提出专业化的应对策略建议,让企业在专家的指导下,少走弯路,预见与防范劳工风险。
另外,对企业来说,使用人事外包服务之后,可以大大减少与外部办事机构的沟通工作量(比如人才中介、社保、税务、金融、法务等机构),只需要采用极简的沟通方式就可以达到沟通效果,因为人事外包机构通常采用“一对一”服务模式,企业只需要对接一个人事外包机构的客户经理,由客户经理全面对接本企业的HR需求,再将该需求传递到人事外包机构内部的实施团队去处理,这样企业就从管理与对接数个外部办事机构,减少为只需要管理一个外部对接机构,工作量大大减少。
中小企业如何选择合适的人事外包机构
企业在选择人事外包机构的时候,需要考虑哪些要素呢?
首先,要尽量选择有多年人力资源管理实践经验的外包机构,这样的机构对企业人力资源的管理运作较为熟悉,积累了众多企业人力资源管理的成功或失败案例,能够帮助企业迅速把准管理脉搏,以较快的速度进入规范化HR管理运作的轨道,对各种异常问题的处理能够较快的反应与解决。人事外包机构还要有丰富的HR专家资源,能够给企业提供贴身的、个性化的咨询顾问服务,给企业提供针对性的人力资源管理改进意见,帮助企业降低人力资源管理风险。
其次,选择人事外包机构必须有先进的IT系统工具,因为HR各项流程、各种信息需要IT系统工具作为载体来实施与跟踪,该IT系统工具的水平是HR管理运作水平的保障。人事外包机构要能够为企业个性化的定制IT工具服务,IT系统运作要稳定,数据维护要便捷,信息安全保密性要强,并能够与时俱进的升级与发展。
另外,人事外包机构有过与本企业类似行业、规模的人事外包业务经验也是非常重要的,因为不同行业、规模的企业所需要的服务差异性较大,如果其有过相关企业的成功实施经验,那么帮助本企业构建人事外包业务的成功率也相对较高。
走出适合本企业人事外包最佳模式之路
企业应该将哪些人力资源业务进行外包,或者如何选择人事外包服务的搭配组合呢?由于不同企业的HR管理现状与需求是不一样的,需要针对本企业的情况个性化的分析。但总的来说,考虑的因素主要有以下几个方面。
其一就是分析本企业人力资源工作中发生量最大的部分是什么,比如有些制造型企业的普工招聘问题特别突出,有些商业零售企业需要定期开展批量化新员工的入职培训(如礼仪、沟通技能培训等),还有些企业的劳工问题发生量较大,需要人事外包机构提供专业的劳动风险法律咨询服务、劳动争议诉讼代理服务。
影响人事外包服务机构选择的第二个因素是企业内部管理人员的配置与能力状况。因为有些HR业务需要企业投入较多的工作人员去做,比如有的企业周期性人员入离职较多,相关入离职手续繁杂,日常的考勤、保险与合同档案管理等也耗费不少人力去处理,企业就可以考虑把这部分的人事业务外包;还有些企业内部HR人员专业能力偏弱,较难组织起某部分专业化的HR管理工作,企业也可以考虑对这部分业务进行外包,比如绩效管理、薪酬福利管理工作,特别是薪酬福利政策设计这项工作对HR的专业能力要求较高。
企业需要考虑的第三个因素是内部员工长期抱怨较多的HR流程环节,这说明企业难以通过自身的能力去解决这些流程环节中的问题(比如薪资发放、社保、劳工纠纷等),企业在处理这类业务方面效率与质量较低,导致员工满意度降低,而这种不满意又会持续影响到员工的工作效率与绩效。因此,对这类流程特点,如果让人事外包机构来承接,就能转换员工的对接界面,利用外包机构标准化、规范化、专业化的服务平台,批量性快速处理这类人事业务,大大释放企业的管理人员。尤其是有劳工争议案件发生时,企业可以借助外包机构的专业人员迅速进行专业化的处理与解决,避免劳工诉讼的发生。
以上几个因素是企业在选择人事外包业务时需要重点考虑的。企业在与人事外包机构确定具体的合作业务前,可以进行充分的人事外包市场状况调研,了解不同人事外包机构的优劣势,结合自身的业务需求,选择适合本企业业务特点的人事外包机构。总体来说,人事外包可以分为人事业务全外包与部分外包、长期外包与中短期外包(或者阶段性外包)、全地域与部分地域外包、全员外包与部分员工外包(比如只外包基层员工的人事业务)等。
企业与外包机构的合作流程一般如下:分析本企业人事业务特点,了解人事外包企业市场状况、接触与了解人事外包机构、外包需求对接与探讨外包合作方案、选定人事外包机构、业务交割与试运行、业务完全承接与正常运行、周期性总结、阶段性优化与升级。
总之,企业与人事外包机构的合作是一个不断了解、磨合、深入的过程,需要双方都付出耐心,不断进行探索、实践,才能走出适合本企业人事外包最佳模式之路,助力企业业务的快速成长。by:中国外包网
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